Bescherming persoonlijke gegevens

De vereniging Vrienden van de begraafplaats Rusthof is een kleine, armlastige vereniging. Haar kerntaken bestaan uit:
- het tijdens weekeinddagen bieden van een luisterend oor aan bezoekers van de begraafplaats;
- het behartigen van de belangen van mensen die grafrechten op de begraafplaats Rusthof Amersfoort hebben, vooral het voorkomen dat de begraafplaats wordt geprivatiseerd en in handen komt van een commerciële exploitant.

Daarnaast verrichten vrijwilligers van de vereniging hand- en spandiensten bij evenementen die op begraafplaats Rusthof Amersfoort plaatsvinden.

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht en dat heeft consequenties voor hoe de vereniging Vrienden van de begraafplaats Rusthof Amersfoort omgaat met persoonsgegevens. Hieronder hebben wij beschreven hoe wij omgaan met privacy welke gegevens wij vastleggen.

De vereniging beschikt niet over een centrale dataopslag, ook niet over een zogeheten CRM-systeem. De vereniging bewaart data op de privé computers van de bestuursleden. Zij beschermen de gegevens op hun computers op eigen kosten en naar eigen inzicht. Hun namen en (functionele) mailadressen staan op deze website. Zie "Over ons".

Aan bezoekers van het Rustpunt vraagt de vereniging niet om naam, adres en/of andere persoonlijke gegevens. Er bestaat dus geen administratie over wie het Rustpunt bezoekt. De gastvrouwen en gastheren noteren aan het eind van de dag slechts het aantal mensen dat het Rustpunt heeft bezocht en de ontvangen bedragen voor vergoeding van koffie, thee, fris en eventuele versnaperingen en ook van eventuele fooien.

Gegevensopslag
De vereniging bewaart op privécomputers van de bestuursleden:
- van de leden hun gegevens van namen, adressen, postcodes en woonplaats, telefoonnummers, e-mailadressen en bankrekeningnummers. Deze gegevens zijn nodig om met leden te kunnen communiceren en om de administratie van de contributie te kunnen voeren; 
- van de vrijwilligers: dezelfde gegevens als van de leden plus hun geboorte- c.q. hun verjaardagsdatum. Dat laatste in verband met een gelukwens en attentie op die dag.
- van andere particulieren en bedrijven: papieren en digitale correspondentie, papieren en digitale rekeningen, kassabonnen, contracten etc;
- van onze debiteuren en crediteuren en begunstigers: de persoons- of bedrijfsgegevens in onze financiële administratie.
- Van bestuursleden en vrijwilligers foto's bestemd voor publicatie voor zo ver zij daarvoor toestemming hebben gegeven.

Digitale en papieren correspondentie, contracten en overeenkomsten archiveren wij om zakelijke of om verenigingshistorische redenen. Andere correspondentie vernietigen wij binnen twee maanden na afhandeling van het bedreffende onderwerp.

Wij verklaren nadrukkelijk dat wij geen gegevens vastleggen die niet direct noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de betreffende werk. Wij leggen geen zogeheten "bijzondere kenmerken" vast. Dat wil zeggen geen religieuze overtuiging, huidskleur, afkomst, geen gegevens over gezondheid, BSN-nummer en financiële positie. 

Een ICT-deskundige (vrijwilliger) heeft de wijze van opslag en beveiliging in orde en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bevonden. Geen van de bestuursleden heeft een ICT-opleiding genoten of anderszins ICT-deskundigheid.

Gegevens aan derden
De vereniging verstrekt geen persoonlijke gegevens van leden en vrijwilligers aan derden.

Inzage- en correctierecht
Leden, begunstigers, bedrijven die ons rekeningen sturen, vrijwilligers en bestuursleden hebben het recht hun gegevens in te zien en te corrigeren. Vanwege het werk dat daaraan is verbonden vragen wij daarvoor een vergoeding van € 7,50 per aanvraag en/of persoon 

Vergetelheid
De gegevens van leden die hun lidmaatschap opzeggen, verwijdert het bestuur uit de administratie.

Verwerkingsovereenkomsten
Het bestuur van de vereniging werkt aan het totstandkomen van zogeheten verwerkingsovereenkomsten. Daarin wordt onder andere vastgelegd dat als de vereniging gegevens beschikbaar stelt, deze diret na gebruik voor het overeengekomen doel worden vernietigd. Deze gegevens mogen slechts worden ingezien door personen voor wie dat functioneel nodig is.

Bijvoorbeeld: aan de drukker stelt de vereniging elke keer wanneer een papieren Nieuwsbrief uitkomt een actuele ledenlijst (naam, adres, postcode en woonplaats) ter beschikking voor de verzending van de Nieuwsbrief. Deze lijst mogen alleen die personeelsleden inzien die een taak hebben bij de aanmaak en verwerking van de adresstickers. Direct na verzending moet de drukker de actuele ledenlijst vernietigen, inclusief de mail waarin deze lijst is verstuurd.

De vereniging heeft besloten verwerkingsovereenkomsten te sluiten met:
- Crematoria en Begraafplaatsen Amersfoort (CBA). Dit is dienst van de gemeente Amersfoort die onder andere de begraafplaats Rusthof exploiteert;
- Via CBA een indirecte verwerkingsovereenkomst met de drukker van onze Nieuwsbrief;
- ICT-serviceprovider Icitee te Utrecht, die onze website host en en ons mailverkeer verzorgt.
- De webbouwer, een vrijwilliger
- Softwarebedrijf Jimdo waarvan de vereniging een pakket huurt waarmee de website is gebouwd.

Amersfoort, 20 mei 2018

 

 

Google Analytics disclaimer

Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse service van Google Inc. ("Google"). Google Analytics maakt gebruik van zogenaamde "cookies" (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) om zo het gebruik van de website te kunnen analyseren. De door de cookies gegenereerde informatie over uw gebruik van deze website wordt overgebracht naar een server van Google in de Verenigde Staten en daar opgeslagen. In het geval dat het IP-adres op deze website wordt geanonimiseerd, wordt uw IP-adres in de lidstaten van de Europese Unie of in andere verdragsstaten van het Akkoord over de Europese Economische Ruimte door Google eerst verkort. Alleen in buitengewone gevallen wordt het volledige IP-adres naar een server van Google in de Verenigde Staten overgebracht en daar verkort. In opdracht van de beheerder van deze website zal Google deze informatie gebruiken om te evalueren hoe de website wordt gebruikt, om rapporten over de activiteiten op de website op te stellen en om andere diensten aan te bieden met betrekking tot het gebruik van de website en het internet. De in het kader van Google Analytics door uw browser overgebrachte IP-adres wordt niet gecombineerd met andere gegevens van Google. U kunt het opslaan van cookies voorkomen door in uw browser een daarvoor geëigende instelling te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten. Verder kunt u het vastleggen en verwerken van de door de cookies gegenereerde gegevens (inclusief uw IP-adres) voorkomen door via de volgende link de zogenaamde "opt-out browser add-on" te downloaden en installeren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=nl

U kunt voorkomen dat Google Analytics gegevens verzamelt door hier te klikken. Er wordt dan een “opt-out cookie” op uw website geplaatst, dat zorgt dat uw gegevens niet meer worden verzameld als u deze website bezoekt.

Meer informatie over de gebruiksvoorwaarden en gegevensbescherming vindt u bij de voorwaarden van Google Analytics of bij het privacy overzicht van Google Analytics. Wij wijzen u erop dat op deze website Google Analytics met de code "gat._anonymizeIp();" is uitgebreid om een anonieme registratie van IP-adressen (zogenaamde IP masking) te garanderen.